Bestellingen, betalingen en levering

Lees de verschillende gegevens afzonderlijk

Open Admin → Bestellingen en selecteer een bestelling. Bekijk klant, artikelen, totalen, betaalpogingen, facturen, creditnota's en terugbetalingen. Het detailscherm laadt deze gekoppelde gegevens en is het beginpunt voor onderzoek naar een klantmelding.

De Core-bestelstatus is pending, paid of cancelled. De betaalstatus kent daarnaast onder meer mislukt, verlopen, terugbetaald en gedeeltelijk terugbetaald. Een betaalpoging is een interactie met een provider, geen aparte bestelling. Een oude mislukte poging bewijst niet dat een latere poging ook is mislukt.

Bronnen: besteldetails, OrderStatus en PaymentStatus.

Bevestig betaling voordat je levert

Terugkeer van een klant vanaf een gehoste betaalpagina is op zichzelf geen betaalbewijs. Controleer het betaalrecord in Agovena en de bevestiging bij de provider. Meldt de provider een betaling terwijl Agovena op in afwachting blijft staan, onderzoek dan webhookbezorging en achtergrondprocessen voordat je de klant opnieuw laat betalen.

Een betaalde bestelling is niet automatisch een verzonden pakket, geleverde code, gedownload bestand of actieve server. De relevante modules verzorgen levering en kunnen secties aan de besteldetails toevoegen. Controleer hun status en mislukte taken afzonderlijk. Gebruik geen verzonnen algemene bestelstatus shipped of fulfilled voor modulewerk.

Verzamel bij een leveringsklacht bestelnummer, betaalreferentie, gekochte mogelijkheid en laatst geslaagde leveringsstap. Vergelijk deze met klantaccount en provider. Deel geen sleutels, downloadproducten of providertokens in supportberichten.

Registreer een handmatige betaling alleen na bevestiging

Het bestelscherm kan Betaling registreren tonen wanneer de betaling in afwachting is en je account payments.record heeft. Vul een zinvolle externe referentie in, bevestig de actie en voer indien gevraagd de recente wachtwoordbevestiging uit.

Dit registreert een offline of anderszins bevestigde betaling. Deze actie belast geen betaalkaart en controleert geen bankrekening. Controleer bedrag, valuta, begunstigde en bestelidentiteit voordat je de actie gebruikt. Gebruik handmatige betaling niet om een defecte gateway te verbergen: een bestelling als betaald markeren kan levering starten.

Open na registratie opnieuw de bestelling en controleer betaling, factuur en levering. Bewaar bank- of providerbewijs in je toegestane bedrijfsadministratie, niet in een publieke issue.

Annuleer onbetaalde bestellingen zorgvuldig

De actie voor onbetaalde annulering is alleen beschikbaar als de bestelling daarvoor in aanmerking komt en je de benodigde annulerings- of factuurannuleringsrechten hebt. Er zijn een bevestiging en recente wachtwoordcontrole nodig. Een betaalde bestelling is geen onbetaalde annulering. Gebruik daarvoor de passende terugbetalings- en creditnotaprocedure.

Winkelinstellingen bevatten een drempel voor het annuleren van onbetaalde bestellingen. Die staat standaard op nul. Lees de veldhulp en bepaal je bedrijfsbeleid voordat je automatische annulering activeert. De scheduler beoordeelt oude onbetaalde bestellingen ieder uur; cron moet dus draaien.

Controleer vóór annulering of een providerbevestiging vertraagd is. Stem een late betaling af in plaats van een geannuleerde bestelling en onverklaard geld naast elkaar te laten bestaan.

Houd facturen en terugbetalingen consistent

Met factuurbeheerrechten ondersteunt het detailscherm koppelen en ontkoppelen van geschikte facturen. Beschikbaarheid hangt af van bestel- en betaalstatus en de financiële gegevens van de factuur. Pas databaselinks niet rechtstreeks aan om een uitgeschakelde actie te omzeilen.

Een creditnota documenteert een financiële correctie; een providerterugbetaling verplaatst geld via de provider. Controleer de bijbehorende records en het externe resultaat. Terugbetalingsmogelijkheden verschillen per extensie. Paddle ondersteunt volledige en gedeeltelijke adjustments; Tebex blijft binnen het huidige eerste mogelijkhedenpakket beperkt tot volledige refunds. Zie betaalinstellingen en beperkingen.

Controleer dagelijks betalingen in afwachting, geannuleerde bestellingen met late bevestiging, mislukte leveringstaken en verschillen in terugbetalingen. Escaleer met opgeschoonde referenties en de betreffende release, niet met ruwe klantgegevens. Problemen oplossen beschrijft operationele controles.